Khắc Phục Lỗi Định Dạng Ngày Tháng Khi Mail Merge ), Hướng Dẫn Định Dạng Ngày Tháng Trong Mail Merge

Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2016. Hãy tham khảo cách định dạng ngày tháng trong mail merge dưới đây nhé!

1. Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sử dụng “Number Switch” trong Word

Cách đầu tiên đó chính là chỉnh sửa trong word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

Bạn đang xem: Lỗi định dạng ngày tháng khi mail merge

Đầu tiên, bạn cần xem mã trường thực tế bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào trường Mail-Merge và chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế Donation cho trường đó. Chỉnh sửa mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường như:

Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” đối với số và “” đối với ngày tháng. Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

Numeric switch cho phép chỉnh trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

Định dạng ngày tháng trong mail merge bằng sửa đổi bảng tính

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

Sử dụng liên kết DDE

Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

Để thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Click vào File > Options.Bước 2. Click vào tab Advanced ở bên trái và cuộn trong phần General.Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Xem thêm: Lương Là Gì ? Khái Niệm, Chức Năng Tiền Lương Tiền Lương Là Gì

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai là bước cuối cùng bạn cần làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước Bước 3 của hướng dẫn Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings).

Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.Bước 1 – mở hộp thoại Confirm Data SourceBước 2. Kiểu mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong danh sách kiểu file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định dạng file Excel mới hơn *.xlsx). Nếu được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel. Trên đây là các cách sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge trong Word. Chúc các bạn thực hiện thành công! Hy vọng sẽ giúp bạn biết cách định dạng ngày tháng trong mail merge nhanh nhất nhé!