6 Cách thức quản lý email hiệu quả

Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, email được coi là công cụ liên lạc hữu ích trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Email cho phép chúng ta kết nối làm việc với người khác ở bất cứ nơi đâu, có thể gửi thông điệp, tài liệu đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại. Tuy nhiên, một hộp thư email không có phương pháp quản lý email đúng, sắp xếp không có trật tự, đầy ắp những email chưa xử lý có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên áp lực và kém hiệu quả.

Dưới đây là những gợi ý quản lý email vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giúp tăng năng suất làm việc

1. Xóa các email không cần thiết

Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc cần thiết đó có thể là những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn. Điều này khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng, đồng thời tiêu tốn một khoản thời gian không hề nhỏ trong ngày. Chính vì vậy, bạn hãy chú ý tới hộp thư đến, dọn dẹp toàn bộ “rác” và hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc, đâu là email rác để delete khỏi bộ nhớ của mình.

2. Phân nhóm và gắn nhãn cho email

Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn cho email đó. Trong Mailbox là danh sách, Gmail là nhãn, tất cả đều phục vụ cùng một mục đích: tổ chức các thư điện tử một cách có hệ thống. Bạn có thể tạo nhóm cho mỗi dự án hoặc phân bổ email theo nhiệm vụ hoặc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Hoặc bạn cũng có thể đánh dấu mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần xử lý. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.

3. Lên lịch xử lý và sắp xếp email

Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn. Bởi lẽ khi bạn bị biết có những email với danh sách công việc dày đặc thì bạn sẽ mất tập trung khi xử lí công việc hiện tại. Trong khi có rất nhiều email quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và tốc độ suy nghĩ nhanh. Chính vì vậy, cách tốt nhất là bạn hãy sắp xếp một khoảng thời gian cụ thể nào đó mỗi ngày để xử lý email và trong suốt khoảng thời gian đó, bạn nên hạn chế không nghe điện thoại hoặc bất kì hành động ngắt quãng nào cả và chỉ chú tâm vào công việc của mình.

4. Trả lời email ngắn gọn và súc tích

Với những email không cần dài dòng, bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời trực tiếp vào vấn đề, không có gì sai khi trả lời một email dài bằng một vài câu nếu nó hoàn toàn thể truyền tải đầy đủ nội dung, ý kiến của bạn. Điều này phụ thuộc vào kỹ năng biết email của bạn. Hoặc bạn có thể nhấc điện thoại lên hoặc trực tiếp bàn bạc công việc với đồng nghiệp nếu như email đó cần sự dài dòng và chi tiết.

5. Hủy bỏ đăng ký nhận email quảng cáo

Một trong những lí do khiến hộp thư của bạn trở nên lộn xộn đó chính là những email quảng cáo hoặc thông tin xã hội. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký hủy bỏ nhận mail quảng cáo, như vậy thì hộp thư đến của bạn sẽ không phải bao giờ đối mặt với tình trạng thông tin “rác” nữa. Một hành động tuy nhỏ nhưng lại giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email của bạn.

6. Xử lý công việc trong email theo kế hoạch

Vấn đề tạo nên rắc rối khi người sử dụng email đó chính là đọc những không xử lý hoặc xử lý email không theo thứ tự. Như vậy, họ rất dễ bỏ lỡ công việc hoặc mất thời gian cho những công việc quan trọng. Tốt nhất là bạn nên đọc qua danh sách email, lên kế hoạch xử lý rồi mới bắt tay vào làm. Bắt đầu xử lý từ message trên cùng của hòm thư và chỉ chuyển sang cái thứ 2 sau khi đã hoàn thành xong cái đầu tiên. Email nào không thể xử lý ngay phải ngay lập tức đưa vào hộp “chờ xử lý”. Sau khi xử lý xong email đến, hãy vào hộp chờ xử lý để thiết lập thứ tự ưu tiên những email quan trọng.

Sử dụng email trong công việc là thói quen khá phổ biến nhưng làm cách nào để bạn biến chúng trở nên chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm để quản lý email thật hiệu quả.

Chúc các bạn thành công!