Cách quản lý kho vật tư hiệu quả, tránh thất thoát cho doanh nghiệp | GSOFT

Quản lý kho vật tư tránh thất thoát, đảm bảo cho chuỗi cung ứng hàng hóa, sản xuất, kinh doanh là điều mà doanh nghiệp luôn hướng tới. Nắm rõ các quy định quản lý kho vật tư là điều cần thiết trong việc vận hành giúp doanh nghiệp phát triển. Chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng nắm bắt tình hình vận hành kho trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả.

1. Quản lý kho vật tư là gì? Lợi ích việc quản lý kho vật tư hiệu quả?

Quản lý kho vật tư là hoạt động trong doanh nghiệp nhằm tổ chức, quản lý và bảo quản số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư được ổn định và đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra liên tục giúp cho doanh nghiệp vận hành trơn tru. Để tối ưu nhất khi thực hiện theo dõi, sử dụng cũng như quản lý hàng hóa, vật tư thì chủ doanh nghiệp nên xây dựng các quy định quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp.

Các quy tắc, tiêu chuẩn về quản lý kho vật tư sẽ đảm bảo tính thực thi, tuân thủ trên toàn bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoạt động với quy trình quản lý kho hàng chuẩn, chuyên nghiệp theo ISO giúp cho việc vận hành kho đạt hiệu quả, tối đa hóa lợi nhuận trong việc kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư tồn kho.

Ví dụ: Doanh nghiệp Y hoạt động trong lĩnh vực sản xuất chuyên cung cấp, sản xuất các mặt hàng thủy hải sản, hàng đông lạnh trên thị trường. Doanh nghiệp Y có các quy định quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu riêng biệt và thực hiện xây dựng một quy trình quản lý kho hàng chuẩn, phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp Y qua đó giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo mọi khâu trong chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp không những duy trì, đảm bảo được định mức hàng tồn kho cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh mà còn tối ưu hóa trong đầu tư, tránh thất thoát tài sản qua các kỳ kinh doanh.

2. Khó khăn trong công tác quản lý vật tư

Quản lý kho vật tư theo phương pháp truyền thống, quản lý chủ yếu thông qua Excel khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong công tác theo dõi, quản lý như:

• Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, dữ liệu về nguyên vật liệu, vật tư: Quản lý theo phương pháp truyền thống dẫn đến thông tin về hàng hóa, vật tư lưu trữ ở nhiều nơi, nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Thường hay xảy ra các tình trạng như nhập sai, nhập thiếu, nhập thừa khiến cho dữ liệu không đồng bộ, gây ra thất lạc, mất mát về hàng hóa, vật tư.
• Không kiểm tra được tình trạng của nguyên vật liệu, vật tư ngay lập tức: Dữ liệu về tài sản của doanh nghiệp thường được lưu trữ ở một số máy, một số người nhất định dẫn đến doanh nghiệp bị động trong công tác quản lý. Doanh nghiệp khó khăn trong việc kiểm tra, kiểm soát tình trạng của nguyên vật liệu, hàng hóa để đưa ra các quyết định vận hành hiệu quả ngay lập tức.
• Không đảm bảo được định mức hàng tồn kho: Trong vận hành doanh nghiệp thì luôn cần phải đảm bảo được lượng hàng tồn kho nhất định để các kế hoạch sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn và đáp ứng được nhu cầu của thị trường trong trường hợp nhu cầu sản xuất, tiêu dùng về các sản phẩm trong kỳ tăng trưởng mạnh.

3. Các quy định quản lý kho vật tư cần có trong vận hành doanh nghiệp

Các doanh nghiệp kinh doanh, hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì sẽ cần có quy định quản lý kho riêng biệt phù hợp với mô hình kinh doanh, tính chất hàng hóa của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp lớn sở hữu nhiều khối tài sản trong các lĩnh vực: sản xuất, ngân hàng, bảo hiểm, bệnh viện,… thường có chuỗi cung ứng và quy trình quản lý phức tạp. Chính các quy định quản lý kho vật tư riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo kiểm soát tốt về giá trị, số lượng vật tư cũng như quá trình sử dụng, luân chuyển, lưu trữ vật tư nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh thiệt hại trong quá trình lưu trữ, luân chuyển.

Để quản lý, vận hành kho vật tư hiệu quả thì trong quy định quản lý kho vật tư của doanh nghiệp cần có những nội dung sau:

3.1. Quy định quản lý thông tin hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu

Mỗi loại mặt hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được quy định quản lý riêng theo từng mã, nhóm tài sản để thiết lập, sắp xếp danh mục hàng hóa được khoa học, hợp lý. Bộ phận quản lý kho cũng như các phòng ban khác tìm kiếm thông tin về hàng hóa nhanh chóng, thuận tiện trong vấn đề quản lý.

3.2. Quy định nhập hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu

Cần đảm bảo các nội dung sau có trong khâu này như:

• Bộ phận quản lý kho kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập vào kho.
• Tiếp nhận đầy đủ giấy tờ nhập kho, hóa đơn mua bán, chứng từ theo quy định.
• Ghi nhận phiếu nhập kho cho các đơn vị cung cấp và lưu trữ thông tin nhập kho vào trong hệ thống của doanh nghiệp.
• Lưu trữ thông tin, số lượng, tình trạng hàng hóa, vật tư trước khi nhập kho.

3.3. Quy định xuất hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu

Căn cứ vào yêu cầu xuất kho của các đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp:

• Bộ phận quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra các yêu cầu, chứng từ liên quan sau đó lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu theo phiếu đề xuất.
• Phiếu xuất kho cần phải đầy đủ thông tin về địa điểm, thời gian xuất kho và các thông tin về đơn hàng như: phòng ban, người sử dụng, số lượng, tổng giá trị hàng hóa cần xuất,…
• Sau khi xuất kho, bộ phận quản lý kho cần tiến hành lập thống kê, lưu trữ thông tin xuất kho để theo dõi, quản lý.

3.4. Quy định kiểm kê kho vật tư

Qua các kỳ sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê kho vật tư. Kiểm kê phản ánh tình hình hoạt động cũng như năng lực quản lý tài sản của doanh nghiệp:

• Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu tình hình, số lượng hàng hóa trong kho, số lượng hàng hóa đã sử dụng với số liệu được lưu trữ trên bảng cân đối kế toán.
• Lên danh sách hàng hóa, vật tư cần kiểm kê cũng như thời điểm thực hiện kiểm kê khi có kế hoạch kiểm kê trong kỳ.
• Cập nhật danh sách hàng hóa, vật tư thừa, thiếu so với kiểm kê, xác định các nguyên nhân chênh lệch và phản ánh, điều chỉnh, cải tiến qua các kỳ kinh doanh.
• Kết quả kiểm kê cần được trình bày rõ ràng và tiến hành lập biên bản kiểm kê, lưu trữ liên tục trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.

3.5. Quy định về quản lý hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu

Để quản lý hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho đạt hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải:

• Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, ngăn nắp.
• Hàng tồn kho thì cần được bố trí riêng, không lẫn lộn với các hàng nhập mới.
• Kiểm tra tình trạng của hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và quản lý khoa học với các hàng hóa, nguyên vật liệu có hạn sử dụng, quy định bảo quản riêng.
• Đảm bảo định mức hàng tồn cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Quản lý vật tư hiệu quả bằng phần mềm gAMSPro cho doanh nghiệp

Có các quy định quản lý vật tư khoa học, bài bản là tiền đề giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, trơn tru và xây dựng được chuỗi cung ứng hàng hóa phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, giảm thiểu được lượng hàng hóa tồn kho, tránh lãng phí khi quản lý tài sản.

Áp dụng Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro trong quản lý kho vật tư giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chi tiết thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư như: tên, mã, nhóm, tình trạng phê duyệt, các ghi chú,… Phần mềm cho phép doanh nghiệp quy định cho từng mã, nhóm tài sản để dễ dàng quản lý.
• Nắm rõ các quá trình xuất, điều chuyển, thu hồi nguyên vật liệu, vật tư giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt được tình hình, hiện trạng của tài sản. Người dùng nhanh chóng nắm bắt, quản lý được các thông tin quan trọng như: ngày xuất sử dụng nguyên vật liệu, tổng giá trị xuất sử dụng, quá trình điều chỉnh, sử dụng,… và vật liệu đó có nằm trong “danh sách vật liệu bị thu hồi” hay không.
• Tính năm kiểm kê giúp còn giúp cho doanh nghiệp so sánh, đối chiếu được số lượng, giá trị của hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu qua các đợt kiểm kê. Kiểm soát được chính xác số lượng hàng tồn kho, số lượng hàng hóa chênh lệch cũng như các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.
• Phần mềm cũng giúp cho người dùng quản lý, đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu qua các kỳ kinh doanh. Với các đơn vị cung cấp làm việc không ổn định, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá và cho điểm nhà cung cấp đấy, sau đó dữ liệu sẽ được lưu trữ trong phần mềm gAMSPro và ở các đợt mua sắm sau doanh nghiệp sẽ dựa trên các kết quả đánh giá cũ để quyết định xem có nên tiếp tục làm việc với nhà cung cấp đó hay không.
• Có các báo cáo nhanh chóng về tình hình xuất, nhập tồn, báo cáo kiểm kê, báo cáo thanh lý,… nhanh chóng để các chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định vận hành hiệu quả.
• Quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tỉ lệ vòng quay hàng tồn kho, vòng quay tổng tài sản,… qua đó nâng cao ROI cho doanh nghiệp.

Sau bài viết này, ắt hẳn bạn đã nắm các quy định quản lý kho vật tư cần có trong vận hành doanh nghiệp cũng như tầm quan trọng của việc quản lý kho vật tư hiệu quả. Nếu bạn cần một giải pháp để quản lý kho vật tư, quản lý tài sản hiệu quả thì hãy liên hệ với GSOFT ngay để được tư vấn cụ thể!

>> Xem thêm:

• Giải pháp đánh giá chính xác tỉ lệ vòng quay tài sản cố định
• Cách xác định nguyên giá tài sản cố định chính xác cho doanh nghiệp