Cách Viết Thư Thông Báo Kết Quả Phỏng Vấn Cực Tinh Tế Và Chuyên nghiệp

Các ứng viên sau khi đi phỏng vấn đều mong muốn nhận được kết quả phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Chính vì vậy, dù trúng tuyển hay không thì nhà tuyển dụng cũng nên gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Vậy cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn như thế nào là lịch sự và chuyên nghiệp. Hãy cùng thế giới việc làm tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Mục lục

Tại sao nên gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên?

Về nguyên tắc, tất cả các thư từ của cơ quan hay tổ chức nào cũng có mục đích là thừ nhận và thông báo cho người nhận. Sau cuộc phỏng vấn, dù các ứng viên có trúng tuyển hay không thì cũng nên viết thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên với mục đích:

• Thư thông báo nhằm xác nhận cho ứng viên giúp liên lạc dễ dàng và thuận lợi cho hai bên. Tạo mối liên kết nghề nghiệp giữa người nộp đơn và người sử dụng lao động
• Là một lời thông báo của nhà tuyển dụng khẳng định tiềm năng của ứng viên.
• Cung cấp thông tin của nhà tuyển dụng về quyết định trúng tuyển hay không trúng tuyển của ứng viên.
• Sự chuyên nghiệp của công ty thể hiện qua lá thư thông báo kết quả phỏng vấn. Từ đây, họ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.
• Một lá thư thông báo với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng có thể giúp họ cải thiện bản thân. Điều này cũng sẽ giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.
• Hơn nữa, nếu ứng viên chính thức nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng, họ có thể tiếp tục cố gắng vì những cơ hội khác, không còn vướng mắc với cơ hội việc làm mà họ không được chọn.

Thư thông báo kết quả phỏng vấn có hai dạng là thư thông báo trúng tuyển và thư thông báo không trúng tuyển. Tuy nội dung của mỗi mẫu thư là khác nhau, những đều có chung hình thức trình bày là súc tích, ngắn gọn.

Thời gian trung bình gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn

Tùy theo mức độ quan trọng của vị trí đang thiếu nhân sự mà có thời gian gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn nhanh hay chậm. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng thời gian trung bình để mọi người nhận được kết quả sau một cuộc phỏng vấn là khác nhau, cụ thể:

• 44% nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng trong vòng vài tuần sau khi nộp đơn.
• 37% nhận được phản hồi trong vòng một tuần kể từ khi nộp đơn.
• Dưới 4% nhận được phản hồi trong vòng một ngày.

Thời gian trả lời trung bình sau một cuộc phỏng vấn là 20 ngày làm việc, nhưng nó khác nhau giữa các ngành. Một số công ty, chẳng hạn như điện tử và sản xuất, có thể đưa ra thông báo cho ứng viên đậu phỏng vấn trong vòng chưa đầy 15 ngày sau khi phỏng vấn. Các ngành khác, chẳng hạn như kỹ thuật, có thể mất tới 25 ngày để đưa ra đề nghị. Ngành khách sạn và giải trí thậm chí còn mất nhiều thời gian hơn với 30 ngày.

>>Xem thêm:

• Lập kế hoạch 1 ngày làm việc
• Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh

Thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

Những nội dung cần có của thư thông báo trúng tuyển

Thư thông báo kết quả phỏng vấn, cho phép nhà tuyển dụng hỏi các ứng viên về các yêu cầu khác nhau liên quan đến lời mời làm việc sau phỏng vấn. Thư thông báo trúng tuyển sau phỏng vấn bao gồm các chi tiết sau:

• Một thông điệp cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến vị trí đang tuyển dụng của công ty.
• Thông báo về việc trúng tuyển: Bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, vị trí mà ứng viên trúng tuyển.
• Nội dung thư thông báo trúng tuyển sẽ bao gồm: thông tin nơi làm việc, thời gian nhận việc chính thức, thời gian thử việc, thời gian làm việc.
• Phải nêu rõ về lương bổng và các chế độ: Mức lương chính thức sau khi thử việc là bao nhiêu? Mức lương trong quá trình thử việc là bao nhiêu? Bên cạnh đó có các khoản phụ cấp nào không, cũng như nêu rõ các chế độ chính sách khác của công ty.
• Phải có lời cảm ơn và hoang nghênh khi đã gia nhập vào công ty. Vì như vậy sẽ tạo được thiện cảm của ứng viên về sự chuyên nghiệp, lịch sự của công ty.
• Nên đưa ra thời gian hồi đáp của ứng viên về lời mời nhận việc.
• Phải có xác nhận của công ty, thông qua chữ ký và con dấu.

Như vậy nội dung của thư thông báo trúng tuyển sau phỏng vấn cần phải đảm bảo chi tiết các nội dung yêu cầu ở trên, có như vậy người nhận mới xác nhận được đầy đủ các nội dung thông tin, chi tiết có liên quan, đảm bảo quá trình, thời gian yêu cầu khi đến nhận việc chính thức.

Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

Thư thông báo cho ứng viên trúng tuyển là cách tốt nhất và nhanh nhất để thông báo về những chi tiết quan trọng trong công việc. Sau đây là 2 mẫu thư thông báo, cạn có thể tham khảo:

Mẫu 1: Thư thông báo trúng tuyển vị trí nhân viên bán hàng

Tên tiêu đề: Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển vị trí nhân viên bán hàng tại công ty TNHH sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên.

Thân gửi: Nguyễn Văn A

Chúng tôi rất vui mừng thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí nhân viên bán hàng tại công ty của chúng tôi. Sau buổi phỏng vấn và xét duyệt Cv, chúng tôi đã rất ấn tượng với kinh nghiệm chuyên môn cùng những kỹ năng và tính cách nhanh nhẹn của bạn. Chúng tôi nghĩ bạn rất phù hợp với vị trí nhân viên bán hàng mà công ty tuyển dụng. Mức lương khởi điểm của bạn là 5.000.000 VNĐ, đã kèm theo BHXH, BHYT đầy đủ. Khi làm việc tại công ty bạn sẽ được hưởng đầy đủ những quyền lợi từ phía công ty TNHH sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên, cùng những chế độ khen thưởng, lễ tết, nghỉ phép và những chuyến du lịch hay đào tạo nghề nghiệp của quý công ty. Bên dưới chúng tôi có đính kèm bản mềm chi tiết về hợp đồng và công việc của bạn. Bạn có thể xem qua trước khi đưa ra quyết định của mình.

Bạn vui lòng phản hồi và đưa ra quyết định của mình trước ngày 15.3.2021. Nếu bạn đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày 20.3.2021 và ngày chính thức làm việc của bạn sẽ vào 22.3.2021.

Trong thời gian bạn đưa ra quyết định của mình, nếu bạn chưa rõ hoặc có bất cứ những câu hỏi thắc mắc nào thì có thể liên hệ tới tôi hoặc quản lý Lưu Thùy Hương để được giải đáp kịp thời.

Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!

Trân trọng!

[Ký tên]

Mẫu 2: Thư thông báo trúng tuyển vị trí điều phối hàng

Tiêu đề Email: Công ty cổ phần GHTK thông báo trúng tuyển vị trí điều phối hàng.

Chào bạn: Trần Thị Kim Chi

Tôi Nguyễn Thị Thu Thảo thuộc bộ phận nhân sự của công ty cổ phần GHTK . Chúc mừng bạn Trần Thị Kim Chi đã trúng tuyển vị trí của công ty cổ phần GHTK. Sau quá trình phỏng vấn, công ty xem xét và thấy bạn có kỹ năng cũng như kinh nghiệm phù hợp với vị trí công ty cần tuyển.

Bộ phận nhân sự thông báo mức lương và thời gian làm việc cụ thể với bạn như sau: Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn thì mức lương khởi điểm của bạn là 6.000.000 VNĐ. Thời gian thử việc là 2 tháng, hưởng 80% lương. Thời gian làm việc là các ngày trong tuần buổi sáng từ 7h00 đến 11h; buổi chiều từ 13h đến 17h. Ngoài ra, bạn còn được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ khác như bảo hiểm, ngày nghỉ phép năm,… Ngày bắt đầu làm việc 7h00 ngày 10.3.2021. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ qua số điện thoại 0988721377 để được giải đáp chi tiết.

Rất mong nhận được sự phản hồi sớm từ bạn!

Trân trọng!

[Ký tên]

Mẫu thư thông báo không trúng tuyển phỏng vấn

Trên thực tế lúc nào số lượng phỏng vấn cũng nhiều hơn vị trí công việc còn thiếu. Vì vậy, cơ hội đậu phỏng vấn cũng sẽ có giới hạn, chính vì thế chắc chắn sẽ có người trúng tuyển và người bị loại. Cách viết thư trả lời từ chối ứng viên như thế nào vừa tinh tế vừa thể hiện được ý đồ của nhà tuyển dụng?

Những nội dung cần có của thư thông báo không trúng tuyển

• Thông tin cá nhân của ứng viên: Thư từ sau khi phỏng vấn không trúng tuyển cần có đủ thông tin từ tên riêng đến vị trí công việc mà người ứng tuyển.
• Lời cảm ơn: Hãy dành lời cảm ơn đến ứng viên bởi họ đã quan tâm đến công ty cũng như vị trí mà họ ứng tuyển, dành thời gian của mình để nộp hồ sơ cũng như tham gia cuộc phỏng vấn. Để thể hiện sự trân trọng của bạn đến ứng viên cùng với sự ghi nhận sự cố gắng của họ.
• Lời phản hồi: Nhà tuyển dụng cần đưa ra những lý do ngắn gọn và rõ ràng vì sao ứng viên không trúng tuyển. Hãy cố gắng đưa ra ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết dẫn đến quyết định từ đó cũng có thêm những lời khuyên và bài học kinh nghiệm cho họ trong thời gian tới.
• Mời ứng tuyển lại: Nếu công ty cảm thấy ứng viên phù hợp với một vị trí khác thì có thể thông báo cho họ viết và trao cho họ cơ hội.

Mẫu thư thông báo không trúng tuyển phỏng vấn

Mẫu thư thông báo trả lời ứng viên sau khi phỏng vấn không trúng tuyển không quá khó, nhà tuyển dụng chỉ cần linh hoạt xử lý. Tùy theo đối tượng mà nhà tuyển dụng có thể soạn những mẫu thư từ chối phù hợp.

Mẫu 1: Thư thông báo không trúng tuyển vị trí công nhân điện tử

Thân gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng].

Mẫu 2: Thư thông báo không trúng tuyển vị trí công nhân may

Kính gửi [Tên ứng viên],

Xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian phỏng vấn với chúng tôi cho vị trí Dịch vụ khách hàng. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với công ty và công việc.

Tôi viết thư này để thông báo cho bạn biết rằng chúng tôi đã chọn ứng viên mà chúng tôi tin rằng phù hợp nhất với các yêu cầu công việc của vị trí.

Chúng tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian phỏng vấn với chúng tôi và khuyến khích bạn nộp đơn cho các vị trí tuyển dụng khác tại công ty trong tương lai.

Lần nữa, cảm ơn bạn đã giành thời gian.

Trân trọng,

Chữ ký

(Bộ phận nhân sự)

Một số lưu ý khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn

Có nhiều cách để viết một lá thư thông báo kết quả phỏng vấn chuyên nghiệp. Để tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và nội dung bức thư, bạn có thể tham khảo một vài lưu ý dưới đây:

Thư thông báo kết quả phỏng vấn nên ngắn gọn

Thư thông báo kết quả phỏng vấn nên ngắn gọn và súc tích. Phải đảm bảo các nhà tuyển dụng có thể nói những lời đánh giá cao và cảm ơn cho các ứng viên của họ . Tuy nhiên nên tránh lặp lại các ý tưởng, câu từ và những thông tin thừa.

Thư thông báo phải sử dụng các từ khóa có liên quan

Các từ và cụm từ chính phải liên quan trực tiếp đến công việc đó để truyền tải chính xác những cảm nhận đó. Nên cẩn thận giữa hai cụm từ trúng tuyển và không trúng tuyển, để tránh gây nhầm lẫm đáng tiếc cho ứng viên.

Nên bày tỏ lòng biết ơn của công ty thông qua thư thông báo

Gửi thư thông báo kết quả phỏng vấn là một biểu hiện của lòng biết ơn. Thư thông báo không chỉ để xác nhận thông tin và kiểm tra kỹ xem thông tin đó có chính xác hay không mà còn để xác nhận hành động thích hợp xứng đáng với thư xác nhận công việc.

Với những hướng dẫn về cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn như trên. Chắc hẳn bạn sẽ không còn lo lắng, boăn khoăn không biết lựa chọn những mẫu email chào mừng cho ứng viên trúng tuyển như thế nào, đồng thời từ chối người không trúng tuyển ra sao. Tùy vào từng ứng viên và tình huống cụ thể mà bạn chọn những mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn phù hợp nhé.

Chủ đề liên quan:

• Mẫu quyết định nghỉ thai sản mới nhất? Điều kiện hưởng chế độ thai sản
• Giúp việc Hồng Doan – trách nhiệm lo toan, xua tan vất vả
• Giờ Làm Việc Của Ngân Hàng ACB Không phải Ai Cũng Biết
• Mẫu Giấy Ủy Quyền Giải Quyết Công Việc Thông Dụng Nhất
• Cách viết tình trạng sức khỏe trong sơ yếu lý lịch chuẩn nhất
• 3 Mẫu Thư Cảm Ơn Ấn Tượng Khi Nhận Được Việc Làm
• Cách Làm CV Xin Việc Trên Máy Tính Cực Ấn Tượng
• Giúp việc nhà – Giải pháp cân bằng giữa công việc và cuộc sống bận rộn
• Những Ngành Nghề Lương Cao Dễ Kiếm Việc Nhất 2021
• Những mẫu đề xuất tăng lương hay sếp đọc là chấp thuận
• Quản Lý Tiến Độ Công Việc Bằng Excel Xu Hướng 2021
• Du lịch Khát Vọng Việt – người đồng hành đưa bạn đến những chân trời mới
• Kinh nghiệm tìm việc làm giúp việc tại Hà Nội nhanh và vô cùng uy tín
• Thuế thu nhập doanh nghiệp tiếng Anh – Khấu trừ thuế doanh nghiệp là gì?