Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bất kể công ty lớn hay nhỏ đều quan tâm đến việc xây dựng bộ phận hành chính nhân sự. Vì thế trên thị trường lao động, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận này khá cao.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự, để có thể hiểu rõ hơn tầm quan trọng của bộ phận này trong doanh nghiệp nhé! Xem thêm: Headhunter tuyển dụng như thế nào?. 8 Lợi ích khi tìm việc qua headhunter MỤC LỤC: Chức năng của phòng hành chính nhân sự Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Chức năng của phòng hành chính nhân sự

Trong các doanh nghiệp, chức năng của phòng hành chính nhân sự chính là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao. >>> Xem thêm: Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là nơi bao quát toàn bộ tình hình hoạt động nhân sự của công ty. Dưới đây là các công việc phòng hành chính phải làm trong một công ty hay doanh nghiệp.

1. Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp

Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.

Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia hoặc phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.

Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.

Cung cấp và quản lý các thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website doanh nghiệp và các trang tuyển dụng trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

2. Quản lý các công tác hành chính

Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.

Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.

Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận. Xây dựng các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phòng. >>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

3. Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp

Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông (website, poster, banner, brochure, folder…) và thực hiện việc truyền thông rõ ràng, nhất quán.

Xây dựng và quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc phát triển thương hiệu. Xử lý các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Tổ chức các buổi họp báo, sự kiện, hội nghị; lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình; viết và biên tập các bài viết PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng để có được hậu thuẫn tốt nhất trong việc quảng bá thương hiệu.

Tìm kiếm, xem xét, đề xuất tham gia, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước cũng như các chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

4. Quản lý các vấn đề pháp lý

Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty. Chẳng hạn như: xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy định của công ty; hỗ trợ các phòng ban trong công ty các vấn đề pháp lý; đại diện cho công ty khi xảy ra các tranh chấp. >>> Bạn đọc thêm: Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác là gì?

5. Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Hàng năm cần xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách, kế hoạch công việc của phòng. Tiến hành tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để hoàn thành kế hoạch hoạt động đã đặt ra.

Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám đốc. TỔNG HỢP >>> danh sách việc làm hành chính nhân sự tại HRchannels <<<

HRchannels – Great Solution. Great People!

HRchannels – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080

Email: sales@caocap.net / tuyendung@hrchannels.com

Website: friend.com.vn

Địa chỉ: Tầng 10, CIT Building, Ngõ 15 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội

Nguồn ảnh: internet

• phòng hanh chinh nhân sự
• phong hanh chinh nhan su
• chức nang phòng hanh chinh nhân sự
• nhiệm vụ phòng hanh chinh nhân sự