Hướng dẫn cách Scan tài liệu trên máy in

Hướng dẫn sử dung tính năng Scan tài liệu trên máy in

Trong cuộc sống ngày nay, khi mà đa số các tài liệu đều được trao đổi thông quan mạng internet thì một chiếc máy in là thiết bị vô cùng cần thiết trong hầu hết các văn phòng, công sở. Ngoài chức năng in ra thì một số loại máy in còn có thêm chức năng Scan giúp người dùng tiện hơn trong việc sao lưu hay gửi đi các văn bản.

Sau khi Scan trên máy in, tài liệu sẽ được hiển thị trên máy tính giúp người dùng có thể gửi file tài liệu qua mail hoặc tin nhắn mạng xã hội vô cùng nhanh và đơn giản. Vì vậy, trong bài viết này MEGA sẽ chia sẻ đến bạn cách sử dụng chức năng Scan trên máy in để thực hiện các tác vụ scan tài liệu khi cần.

Có một điều bạn cần lưu ý trước khi thực hiện Scan đó chính là không phải tất cả các dòng máy in đều hỗ trợ tính năng Scan mà chỉ có một số mẫu mã nhất định mới đi kèm tính năng Scan. Nên đầu tiên bạn cần kiểm tra xem máy in của bạn đang dùng hiện tại có được nhà sản xuất trang bị cho tính năng Scan hay không.

Nếu máy in bạn đang sử dụng thuộc dòng sản phẩm máy in đa năng thì sẽ có 2 vị trí bạn có thể Scan đó chính là mặt gương và khay ADF

Việc thực hiện lệnh in đòi hỏi máy in của bạn phải kết nối với máy tính và bạn cũng cần kiểm tra lại dây cáp kết nối và dây nguồn đã ok hết chưa. Mỗi lần Scan máy chỉ có thể scan một mặt nên nếu tài liệu của bạn là 2 mặt thì cần scan 2 lần và trở mặt tài liệu.

Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in không in được file PDF

Cách Scan trên máy in

Đầu tiên bạn cần đặt tài liệu cần Scan vào mặt gương hoặc khay PDF của máy in. Khi dặt tài liệu trên mặt gương bạn cần chú ý đến các góc viền gương và mũi tên chỉ dẫn để đặt sao cho đúng chiều giấy.

Còn nếu bạn đặt tài liệu scan trên khay PDF thì bạn cần đặt tài liệu cần in với đầu trăng nằm phía dưới khay và mặt cần in nằm trên.

Sau khi đã đặt tài liệu vào đúng vị trí, để tiến hành Scan, bạn hãy mở máy tính lên -> vào mục control panel -> Device and Printers

Tại đây sẽ có một danh sách các máy in hiển thị bên dưới, bạn chỉ cần tìm đến máy in mà bạn đang sử dụng -> Click chuột phải chọn Start Scan.

Sau khi nhấn Start Scan, mottj cửa sổ mới hiện lên. Đây là bản thông số cho phép bạn điều chỉnh các thông số tài liệu trước khi được in.

Để có thể cho ra được bản Scan đẹp nhất thì bạn cần chú ý đến các phần sau đây:

1. Profile: đây là phần chọn định dạng scan. Nếu tài liệu bạn cần scan là văn bản thì chọn file Document còn nếu là hình ảnh thì bạn hãy chọn Photos ở phần này.
2. Color format: đây là phần cho phép bạn lựa chọn scan màu hay không
3. File typte: đây là phần lựa chọn định dạng file nhận được sau khi Scan là PDF hay file ảnh
4. Resolution: bạn có thể điều chỉnh độ phân giải của tài liệu cần scan tại đây

Cách Scan tài liệu sang File PDF

Chọn máy Scan

Ngày nay có rất nhiều dòng sản phẩm máy in đến từ các thương hiệu nổi tiếng như Epson, Canon, HP… được nhà sản xuất tích hợp thêm tính năng Scan để người dùng tiện hơn trong việc in ấn tài liệu. Tuy nhiên, khi lựa chọn máy in, bạn không cần phải quá đặt nặng về vấn đề nhãn hiệu hay khả năng phân giải của máy scan là bao nhiêu mà thay vào đó là hãy tìm mua một chiếc dựa trên tiêu chí mục địch sử dụng, tính năng bạn cần cùng giá cả phải chăng. Nếu nhu cầu của bạn không quá cao thì hãy tìm cho mình một chiếc máy càng ít chức năng càng tốt vì một chiếc máy càng có nhiều tính năng thì độ bền của nó sẽ càng ít hơn so với máy ít chức năng.

máy in màu đang năng HP color laser Jet Pro MFP M281FDW

Cài phần mềm Scan

Để tiện cho việc quản lý, lưu trữ và cài đặt tài liệu sau khi scan thì chúng ta nên lưu dữ liệu scan ở định dạng file PDF thay vì sửu dụng file ảnh JPG, dù việc lưu trữ dưới dạng file ảnh JPG sẽ có mức dung lượng giảm hơn 10% so với PDF. Nếu khi bạn mua máy về và trong máy đã được cài sẵn phần mềm hỗ trợ scan tài liệu sang định dạng file PDF thì bạn nên giữ nguyên như vậy chứ không cần cài lại hay cài thêm một phần mềm nào khác.

Có một cách khác đó là bạn có thể tìm trên google sau đó tải về và cài phần mềm Softi Scan to PDF thay cho phần mềm PDF đã cài sẵn trong máy nếu thấy khó dùng hoặc không được tối ưu. Để tiện trong việc quản lý tài liệu sau khi Scan thì bạn nên cài luôn phần mềm Docpro vào máy.

Sử dụng phần mềm Scan tài liệu

Scan ra file PDF:

• Bước 1: Chạy phần mềm Softi Scan to PDF
• Bước 2: Nhấn chọn chuẩn Scan trong ô Select Scanner
• Bước 3: Chọn 200 ở ô DPI
• Bước 4: Chọn Color ngay sau ô DPI
• Bước 5: Tick chọn trước hàng chữ “Show Scanner Dialog” rồi bấm Scan
• Bước 6: Bấm phím Preview, quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu scan. Sau đó chọn lại nút Scan
• Bước 7: Chọn nút xoay tài liệu về hướng thẳng đứng rồi thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hay cùng chủ đề. Cũng có thể nhấn nút Save PDF để lưu file muốn lưu.

Scan ra file văn bản:

• Bước 1: Nếu là văn bản tiếng anh, các bạn cài và chạy phần mềm friend.com.vn rồi nhấn “Open” để mở file tài liệu đã scan và lưu dưới dạng file hình ảnh.
• Bước 2: Lúc này các nội dung văn bản và tài liệu sẽ hiện lên ở khung bên trái khi nhấn “ORC”. Tiếp tục, bạn có thể lưu dữ liệu thành file text hoặc copy vào chương trình khác.
• Bước 3: Bấm nút “Clear Text Windows” để xóa nội dung và tiếp tục làm văn bản khác tương tự.